VACATURES

Polyvalent medewerker directiesecretariaat


Publicatiedatum: 3/11/2017
Sluitingsdatum: 26/11/2017    
 
Doel van de functie
Als polyvalent medewerker directiesecretariaat ben je verantwoordelijk voor de opvolging van de agenda’s, de archieven en het relatiebeheer van de algemeen directeur en de adjunct-directeur/ conservator. Je staat in voor de logistiek en verslaggeving bij bestuursvergaderingen (occasioneel avondwerk). Daarnaast ondersteun je de conservator en het hoofd Zakelijk Beheer in de administratieve afhandeling van tentoonstellingen.
Je rapporteert aan het hoofd Zakelijk Beheer en werkt als teamspeler nauw samen met de administratief medewerker in de backoffice van Kazerne Dossin.  Daarnaast biedt je administratieve ondersteuning aan de medewerkers van de dienst Publiek en Evenementen.

Gedetailleerde functiebeschrijving
  • Je co├Ârdineert de agenda-afspraken en het relatiebeheer van de  algemeen directeur en de adjunct-directeur/conservator, evenals mogelijke vergaderstukken en archieven;
  • Je zorgt voor een correcte en discrete verslaggeving bij bestuursvergaderingen en verzorgt de bestuurlijke administratie;
  • Je bewaakt contractuele en logistieke afspraken  van onze tijdelijke tentoonstellingen en zorgt voor een kwalitatief dossierbeheer (administratieve opvolging en rapportering)
  • Je biedt administratieve en logistieke ondersteuning bij interne en externe evenementen van het museum;
  • Je biedt administratieve en logistieke ondersteuning bij de gidsenwerking en vrijwilligersbeheer;
  • Je neemt deel aan het tweewekelijks overleg Zakelijk Beheer en diverse overlegmomenten over evenementen, gidsenwerking en vrijwilligersbeheer;
 
Je profiel
  • Je hebt een duidelijke interesse in de missie van Kazerne Dossin.
  • Je hebt minimaal een professionele bachelor.
  • Je  beschikt over de nodige ervaring (3-5 jaar) in een soortgelijke functie
  • Je voelt je op je best in een ondersteunende rol
  • Je denkt oplossingsgericht en je kan vlot de nodige processen en procedures in kaart brengen
  • Je bent punctueel en nauwkeurig, uiterst professioneel en discreet
  • Je kunt zowel vlot in team als zelfstandig werken
  • Je bent bereid om bij gelegenheid ‘s avonds te werken, bij bestuursvergaderingen en evenementen
  • Je hebt een goede kennis van Office en ervaring met CRM-systemen
  • Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en beheerst de correcte bedrijfscommunicatie
  • Je kunt je vlot schriftelijk uitdrukken in het  Frans en Engels.
 
Om te werken bij Kazerne Dossin beschik je over volgende generieke competenties: integriteit, verbonden samenwerken,  deskundigheid en flexibiliteit
 
Ons aanbod
  • De kans om ons maatschappelijk waardevolle project mee verder uit te bouwen in het internationale museale landschap.
  • Een voltijdse (38 u) maatschappelijk relevante job met veel afwisseling en verantwoordelijkheid . 4/5 werken behoort tot de mogelijkheden.
  • Contract van bepaalde duur (1jaar).
  • Een marktconforme verloning (barema’s PC 329.1) met groeps/hospitalisatieverzekering en maaltijdcheques.
  • Vergoeding woon/werkverkeer
  • Kazerne Dossin zet in op flexibele werktijden, thuiswerk (functie-afhankelijk) en een dynamisch ontwikkelingsbeleid met veel mogelijkheden tot vorming en opleiding.
 
Interesse?
Stuur je CV en motivatiebrief met vermelding ‘Polyvalent medewerker directiesecretariaat’ voor 26 november 2017  t.a.v. mevr. Odile Remy naar vacatures@kazernedossin.eu.
(Voor meer uitleg over de functie kan u terecht bij Jana Kerremans, hoofd zakelijk beheer)
 
Selectieprocedure
Op basis van de motivatiebrief en curriculum vitae gebeurt de eerste selectie. De overblijvende kandidaten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek en een schriftelijke proef op  woensdag 13 december 2017 in de voormiddag  met de directie, HR co├Ârdinator en hoofd Zakelijk Beheer.
 
Kazerne Dossin gaat voluit voor gelijke kansen! Wij selecteren op basis van kwaliteiten, ongeacht leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloof,
handicap, nationaliteit, enz.
 

VRIJWILLIGERS  (m/v) voor onze nieuwe tijdelijke tentoonstelling


Kazerne Dossin, museum van Holocaust en mensenrechten, zoekt vrijwillergs die ons willen ondersteunen bij onze nieuwe tijdelijke tentoonstelling.
Kazerne Dossin pakt vanaf eind oktober 2017 uit met THE ART OF WAR, een kunsttentoonstelling met werken van o.a. Otto Dix, Georges Grosz, Picasso en Francisco Goya. Voor meer informatie over de tentoonstelling kan je terecht op de pagina van de tentoonstelling.

Doel van de functie
We willen graag vrijwilligers inzetten om ervoor te zorgen  dat de kunstwerken niet beschadigd worden en dat bezoekers een aangenaam bezoek beleven met respect voor de werken en de ruimte. 

Takenpakket
- bezoekers van de tijdelijke tentoonstelling warm verwelkomen
- ticketcontrole
- zowel praktische als inhoudelijke informatie kunnen geven
- bewaking van de kunstwerken
- je rapporteert incidenten of verdachte handelingen aan de museumbewaking en het onthaalpersoneel

Profiel
- je bent sociaalvaardig
- je bent zelfstandig
- je ben stipt
- Interesse in schilderkunst/geschiedenis is een meerwaarde
- je spreekt graag mensen aan
- je kan proactief optreden
- talenkennis is een pluspunt
- je bent flexibel

Aanbod
- je werkt mee in een toonaangevend museum en in een tof team
- per gewerkte halve dag ontvang je een voucher om te gebruiken in de museumshop
- enkele gratis toegangskaarten voor the Art of War.

Wanneer?
- vanaf 23 oktober
- van maandag tot zondag tussen 9u – 17u (woensdag zijn we gesloten).  Beschikbaarheden, frequentie,  perioden enz. zijn uiteraard overeen te komen.  In principe streven we naar minimaal een halve dag per week.

Interesse?
Indien je graag wil solliciteren, stuur dan een mailtje en een korte motivatie naar charlotte.keppens@kazernedossin.eu.